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みなさん、こんにちは。
シニアマナーOJTインストラクターの広瀬綾華です。

メールはビジネスには欠かせないツールであり、人間関係を築くコミュニケーションツールの一つでもあります。
でも実は私、マナー講師でありながら、ビジネスメールのやりとりが苦手です。会話と異なり、表情や仕草で気持ちを伝えることができないからでしょうか。
過去には、先輩に「こんな簡単なメールにどれだけ時間を費やしているの？」と叱られたことも…!!

とは言え、苦手だからと使わないという選択肢はありません。
本日はメールを書くときにまずこれだけは押さえていただきたい3つのポイントを、私の失敗談も交えてお伝えしますね。

件名は、内容が一目でわかるように

メールを送るということは、相手の貴重な時間をいただいて読んでもらうことになります。
送った相手は、自分のメール１通だけを読むわけではありませんよね。きっと大量のメールを処理されていることでしょう。
たとえば、「お世話になっております、○○（名前）です」「研修について」などの件名で、どのような内容か伝わるでしょうか。きっと伝わらないでしょう。

１通１通、メールを開いて内容を確認していては時間がかかってしまいます。
だからこそ、件名を読むだけで内容を想像してもらえることが大切です。
件名には日付や会社名などの情報を入れて、より明確に伝えましょう。
「重要：4月20日○○研修について（株式会社○○/○○（名前）」だと一目で内容が伝わりますよね。

過去に、必ず読んでいただきたいとインパクトを求め、感じの良い印象を与えようと「お世話になっております！！こんにちは広瀬です」と、件名に名前と挨拶を入れ送信した私。
先様から、「用件が分からないし、迷惑メールかと思ったよ。スルーするところだったけれど、宛先を見て気づいて慌てて読んだよ」と苦笑して言われてしまいました。
そのときに、ビジネスに相応しく、明確に相手に伝わる件名の書き方を学ぶことができた恥ずかしいエピソードです。

丁寧すぎる言葉づかいは、相手が疲れることも

ビジネスメールは、堅苦しくなく、砕けすぎず、相手にとって心地よく読んでもらわなければいけません。
「～させていただきます」を多用したり、へりくだりすぎたりするのはNGです。

たとえば、確認依頼メール。
「本日は、○○の資料の件でご連絡させていただきました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、添付させていただきました資料をご確認いただけますでしょうか。また、ご確認いただけましたら、お手数ではございますがご連絡をいただけますでしょうか。申し訳ございませんが、何卒、よろしくお願い申し上げます」

このように書きがちですが、「～させていただきました」や相手を気遣う「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数ではございますが」「申し訳ございませんが」を多用していて、読んでみると疲れる文章です。

「本日は、○○の資料の件でご連絡をいたしました。
資料を添付いたしますので、ご確認をお願いします。
お手数ではございますが、ご確認後、その旨ご連絡いただけますでしょうか。
何卒、よろしくお願いいたします」

修正したメールは、いかがでしょうか。非常にシンプルで読みやすいですね。

私は、以前、修正前のメールになりがちでした。気持ちを伝えたい一心でしたが、何が言いたいのか明確に伝わりません。
今は必ず書き終えたあと、音読をします。読み手の気持ちになることで、疲れない伝わる文章を作ることができるからです。

顔文字は使う？使わない？

ビジネスメールに顔文字を使用することは控えましょう。
皆さんはビジネスメールで絵文字を使用することにどのようなイメージを持ちますか？　私の周りでは「プラスのイメージではないが、長いお付き合いの先様とのやりとりで、相手が使用してきた場合使うこともある」という意見でした。
ですので、頑なに使用しないというより「相手に合わす、寄り添う」気持ちを持ち、柔軟に対応するスキルが必要だと感じます。

私は、関係性ができていたと思っていた相手へ「それでは、明日よろしくお願いします(^^)」と親しみを込めて顔文字を使用したことがありました。ですが、相手にとってはふざけている不快なメールにすぎませんでした。
今までのメールのやりとりだったからこそ、私のことを信頼してくださっていたのです。親しみを込めてよかれと思った顔文字がまさかの大失態エピソードです。

私の情けない失敗談をもとにお話をしてまいりましたが、皆さんに当てはまるものはありましたでしょうか。相手に気持ちよく読んでいただける思いやりが伝わるメールを目指しましょう！！

心地よい人間関係を築くヒントをお届けする「Manner Up Magazine（マナーアップマガジン）」
思いやりの心を行動で表すためのアイデアが詰まったウェブマガジンです。お役に立てれば幸いです。

このマナーについては、#ソーシャルマナー

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　広瀬綾華
講師広瀬blog