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みなさん、こんにちは。
シニアマナーOJTインストラクターの広瀬綾華です。
働き方改革の導入により推進されてきたテレワークですが、自粛要請を受け急速に普及しました。

これまで会社に出て、同僚や上司と顔を合せてお仕事をして来られた方にとっては、いきなり始まったテレワークへの切り替えは、作業ツールの準備などと慣れることも含め、いろいろ大変だったのではないでしょうか。

私は会社員を辞めフリーランスとして企業研修や、個人向けレッスンを担当する講師になったばかりの頃、自宅で準備作業をしていて、とても大変だったことを思い出します。『仕事とプライベートをきちんと切り替えること』『仕事中は集中力を持続すること』
この2点を上手く取り組むことがとても大変でした。

会社に行けばよい意味での緊張感があります。しかし、人の目がないテレワークは、自分に甘くなる傾向があります。
例えば、１日で完成できるはずの資料の作成に、２日以上かかってしまう、なんてことはよくありました。
デスク周りの掃除をしたり、資料の基となる本や調べものの結果を精査したり片づけ直したり・・・、気がつけば、仕事に関係のないことをついしてしまうのです。

そんなことが続くと、段々モヤモヤ、イライラが募ります。仕事の質に影響を出したくない焦りも手伝って、これぞ負のスパイラル！な日々でした。

そこで当時、講師業を始めたばかりの私は、自分なりにモチベーションを維持して集中するためにはどうしたらよいのか、仕事のオンオフを上手く切り替えられるようにするにはどうすればよいかと考え、研修講師としての知恵を活かし、色々と工夫していました。

今後、テレワークはますますメジャーな就業形態になると予想されています。テレワークについての企業側の懸念材料としては、「社員の働く姿が見えないだけに、成果をどのように測るべきか分からない」といった声も聴いています。

どのような状況下であっても、上司や部下に笑顔で柔軟に対応でき、そしてきちんと仕事の成果を上げられると素敵ですね。このコラムでは、テレワークで誤解されない！セルフマネジメントで評価もご自身のメンタルも好調に保つ３つのポイントについて、お伝えします。

いつでも繋がる人は、上司にも部下にも安心感を提供します

テレワークをする側として、最も誤解されたくないことは、『さぼっている？』と思われることではないでしょうか。

自分では、きちんと働いている。ずっと作業しているんだ！と思っても、上司や部下に、あなたの頑張りが伝わっていなければ、不必要な誤解が生まれ、損をすることがあります。

オフィスに出社していたときは、顔を合わせ、お互いの働く様子を見ることで、『本当に、しっかり働いている』ということは、なんとなく伝わっていました。

ならば、テレワークでも、オフィスで仕事をしているような環境づくりを心掛けましょう。
そのために大事なことは、あなたがいつでも上司や部下が求めるときに、すぐ繋がれる、連絡が取りやすい人になることが大切です。

電話にすぐ出る以外にも、社内で使われているコミュニケーションツールがある場合は、そのツールをこまめにチェックしましょう。

上司からの質問や、部下からの相談がそのツールできたとします。そうした相手からの“リクエスト”に、すぐ応えることで、距離感を感じさせないコミュニケーションが可能となります。

「～さんは連絡がすぐ繋がるから安心」「～さんは、すぐ連絡が繋がるから相談しやすい」と信頼感にも繋がります。
聞きたいことがあるのに、いつまでも反応がないと、ストレスとなりますね。スムーズでお互いストレスにならない関係を築くためには、昼食時間や席を外すときも一言連絡を入れておくのも良いでしょう。

また、急なオンライン会議や、打ち合わせがあっても、すぐにでも繋がれるように、身だしなみを整えておくことも大切です。間違っても起きたままの格好で仕事に入らないようにすることをお勧めします。これは、身だしなみを整えることで、仕事モードのスイッチも入りやすくなるからです。私は実際そうして、気持ちの切り替えを行っていましたし、今もそうしています。

テレワークは、見えていないからこそ、きちんと仕事をしていますという姿勢の見える化や細やかな心遣いを大切にしたいですね。

やるべきことの見える化！進捗共有で信頼関係を築きましょう

仕事の効率化を図るためには、毎日、その日のスケジュールを組み立てましょう。
そして、そのスケジュールを、社内のみなさんに共有することもおすすめします。
お互い姿が見えない分、何をしているか分からない状況を作ってしまうのは、信頼関係を築く上でマイナスとなります。おおまかな動きも分からない人には、「今電話して良いのかな？」「もしかして会議中とかで怒られるかな？」と、コミュニケーションをとりにくく感じませんか？

そうした不要な気遣いから相手を解放するためにも、先様と会議があるのか、集中して仕上げたい作業があるのか等を、予め伝えておくのもよいですね。
また、１日の終わりに、何をしたのかを明確に報告できることも信頼感、安心感につながります。

仕事は何をしなければいけないかを明確にすることで、頭の中が整理されます。まずは、あなたのやるべき仕事を書き出して、優先順位をつけましょう。そして、ひとつの作業に対して費やす時間を考え一日のスケジュールを組み立てます。何時までに、～について仕上げると目標を立て、終わればチェックしていく作業を続けていくうちに、終わった作業にチェックがついていくことが達成感となり、モチベーションも段々上がっていきますよ。

スケジュールを組むとき、思ったより時間がかかってしまう作業や、今日中に対応すべき仕事が急に入ったりすることも想定し「空き時間」を作っておくこともポイントです。私は、オフィスの雰囲気を出すためホワイトボードを購入し、やるべきことを書き進捗状況を見える化、そして、その日のスケジュールは手帳に書き込むことで仕事の効率化を図っています。

意識的な休憩でリフレッシュ！　集中力を持続させよう

みなさんは、PC作業をして、気づけば座りっぱなしで数時間…ということがありませんか。長時間、同じ姿勢でいると、筋肉が緊張状態で凝り固まってしまい、身体にもよくありません。

常にココロとカラダを良い状態に保つことで、周囲の方に対しても細やかな心遣いができ、仕事も効率よくできるのです。

厚生労働省は、情報機器作業による労働者の心身の負担を軽くし、支障なく働けるようにするため、事業者が講ずべき措置をまとめています。

パソコンなど、情報機器を使って作業を行う 労働者の健康を守るためのガイドラインには「一連続作業時間が１時間を超えないこと」「 次の連続作業までに10～15分の作業を休止すること」と定めています。１時間経過したらタイマーが鳴るようにするなど、意識的に休憩を取ることをおすすめします。
厚生労働省｜職場における労働衛生対策／情報機器作業

また、最近では、『自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備』と題して、自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備のポイントをまとめたものも発表されています。こうしたものを参考にするのも良いでしょう。
厚生労働省｜自宅でテレワークを行う際の作業環境整備

テレワークだと通勤がなくなり、運動不足になりがちです。
立って身体を伸ばしたり、肩甲骨を動かすために腕を回したり、力が入って凝り固まった筋肉をほぐしてあげましょう。もちろん顔の筋肉も強張っていますから、一緒に笑顔を作るとさらにリラックスできますよ。

そのときに水分補給もお忘れなく。私は、休憩中も仕事モードを持続させるため、飲み物を飲むときは紙コップを使います。これもオフィスの雰囲気を出すための演出のひとつです。私の働いていた会社は紙コップでしたので…！懐かしいと思いつつ、気持ちも引き締まります。

休憩すると集中力が途切れてしまいそう…と感じる方、一度、試してみてください。気分がかわるかもしれませんよ。

あなた自身も、あなたの上司や部下にとっても、快適なテレワークとなるためのちょっとしたコツをお伝えしました。
もしかすると、あなたがオフィスでされてきたことと変わりないかもしれませんね。

ただ、テレワークは姿が見えないため、相手の気持ちを察するということが難しくなります。だからこそ、相手に対する思いやりの気持ちがあることを、しっかり伝えられるように行動する。思いやりの心を行動であらわすのは、大切なマナーですね。

いきなりのテレワーク環境に振り回されて疲弊せず、いつも笑顔でセルフマネジメントできるマナー美人になることで、今まで以上に上司や部下の方たちとの信頼関係を築いてくださいね。

心地よい人間関係を築くヒントをお届けする「Manner Up Magazine（マナーアップマガジン）」
思いやりの心を行動で表すためのアイデアが詰まったウェブマガジンです。お役に立てれば幸いです。

このマナーについては、#マナーOJTインストラクター　#ソーシャルマナー

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　広瀬綾華
講師広瀬blog