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みなさんこんにちは。
日本マナーOJTインストラクター協会の中の人です。
春の新入社員研修シーズンを迎え、全国でマナー講師、研修講師の方々が大活躍されていることと思います。
みなさん、春の繁忙期はもう少し続きますが、どうぞ体に気をつけて、研修実施なさってください。

現役で活躍しているマナー講師がいる一方、「マナー講師になりたいなぁ」とお考えの方もいらっしゃいます。
このコラムでは、これからマナー講師を目指される方、つい最近マナー講師を始めたばかりの方に向けて、今さら聞けない！マナー講師として恥ずかしいメールを送らないための秘訣3つを紹介します。

受信者に『誰？』と、ならせない心がけ　まずは設定を確認しましょう

人と人とのコミュニケーションツールとして、現代では、メッセージアプリがメジャーになってきています。

LINEや、Facebookメッセンジャーなどのメッセージアプリだと、メッセージに小さな顔写真がついてくるので、誰が送ってきたのか一目でわかりますね。

この感覚はメールにはありません。
メールは、メールアドレスを入れて送るだけだと、ポストに投げ込みのチラシが入っているように、誰から何の目的で来たものかが、パッと見分りません。

あなたの送ったメールがそうならないために、まずは、ご自身のメールの設定をしましょう。
必ず、意識して設定しておきたいのは、送信者名とメールアドレスそれに、署名です。

メール送信者名は、特に設定を行わなかった場合は、メールアドレスがそのまま表示されます。
この場合、メールアドレスのメッセージ性が変わった方向で高いと、受け取った側は失笑を禁じ得ないこともあります。

これはマナー講師でない、私の先輩の話ですが…。
これまで見た中には、好きなアイドルの名前とグループ名だったものや、○○-de-no.1-○○@…というのがあります。※○○は地名と本人の愛称です。

まだ若かった私は、そうしたメールアドレスを見て笑い飛ばしていましたが、そのとき隣にいた後輩は、なんとも微妙な表情をしていました。
後で聞いたところ、「個人のものとはいえ、仕事でも使っているのに。みっともない…」と言っていました。
いろんな受け止め方があるのだなぁと思った一件でした。

メールアドレスはメールアカウントを取得するときに選べます。
もし、趣味やプライベートで使用しているものしか持っていない場合は、無料で利用できるアカウントを取得してもよいでしょう。
差出人名は、メールブラウザーや、メールのプロバイダーの画面で設定できます。

インターネットで、『メール、送信者名、変更』に加えて、使っているメールの種類（無料メールのサービス名や、携帯キャリアの名前等）を入れるとすぐに設定方法が分かるでしょう。

差出人名の設定にあわせ、署名も入れておきましょう。

署名とは、メール本文の最後に表示される定型文で、一般的なビジネスメールでは、名前と電話番号それにメールアドレスを最低限記入します。

「メールが届くなら、メールアドレスいらないじゃん…」などと思わずに！

メールの署名は、はがきの最後に名前を記すのや、封書に送信者の名前と住所を明記するようなものです。

『どこの、誰です。このメールに対するお連絡は電話かメールでお願いします』であれば、
所属先と肩書、お名前、普段連絡の取れる電話番号、それに、連絡のつきやすいメールアドレスは記入しましょう。

本文と署名を区切る罫線にあれこれ工夫を凝らす方がいらっしゃいます。

遊びで使う用に見た目が可愛くなるような文字列を提案してくれるサイト等もあります。しかしそこはマナー講師です。

ぜひ、あなたはマナー講師として、信頼感を勝ち取りたいのか、落ち着いた頼れるイメージを勝ち取りたいのか、パッと目をひくような可愛いキャラで活路を見出したいのかを含めて、よく考えて選びましょう。

プライベートと仕事をしっかり区別できるのも、マナー講師の送るメールとして意識したい点ですね。

受信者に『何？？』と、ならせない心がけ　やり取りの流れが分かるよう意識しましょう

メールは、メッセージアプリと違って過去のやり取りを確認するのに、とても煩雑な作業が伴います。

メールの往復を繰り返していると、話の起点が分からなくなってしまう。なんてこともよくあります。
往復を繰り返すうちに話が脱線してしまったり、別件が入り込んだりすると、後で流れを追うのも一苦労です。

そうならないために気を付けたいポイントは、
1メール、1テーマ。
本文中に引用文を残す。
の2点です。

この2点は、メールのやり取りを通じて研修プログラムを組み立てるときや、細かな修正点についての合意を得るときなどに、心がけておくと便利な手法の一つです。

一つのメールで、一つの話題を送る場合は、メールタイトル（件名）は何についてのメールかが分かるよう心がけましょう。

タイトルに『研修会場について』と書いてあるのに、メール本文には、『御社の都合もあるので研修は土曜日でいいでしょうか？私は午後の都合がいいです。』などとあると、会場の場所の話なのか、日程の話なのかが分からなくなります。

相手にそんな思いをさせないために、タイトルには、『研修会場の設置場所と日程について』
『研修開催日時のご希望伺い』など、メールの本文が何についてなのか想像できるものが好ましいでしょう。

例えが細かくなりましたが、一般的なビジネスメールでは、相手の返信ということで、Re:だけで繰り返し送り続けることや、引用を多用するとメール本文に引用マークや引用文が膨大になるのが好ましくないとお伝えされることもあります。

これは、タイトルとメール本文の中身が変わっているにも関わらず、Re:をつけて使い続けることや、引用文を読んでみると関係ない話題ばかりだったすることを防ぐために提案されているビジネスマナーです。

一連の流れとして、言った、言わない、聞いた、聞かないのやり取りが発生することを防ぐためにも、メールの便利な機能でもある『引用』を活用しましょう。

その際ぜひ心がけたいのは、『この行為をすることが相手にとって煩わしい事態を招かないか？』『私の抜け漏れを防ぐことで相手に迷惑をかける事態を回避できるか？』という視線です。

日々膨大なメールをさばいていると、ついつい面倒に感じることもあります。
相手のメールアドレスを思い出せないときに、名前で検索して、出てきたメールの『返信』を押して、伝えたいことだけを伝えてしまうこともあるでしょう。

あなたにとって便利でも、相手にとって「なんでこのタイトルで、この内容？」「前に言ったことまた聞いてきた。同じことばかり念押ししつこい」と思われないために。

マナー講師らしい、思いやりの心を行動であらわすマナーをビジネスメールでも発揮しましょう。
ビジネスメールについてもう少し掘り下げて学びたい方は、こちらのコラムもご覧ください。

よかれと思って送ったら…!!　うっかり陥る失敗ビジネスメールの注意点

受信者に『何故？』と、ならせない心がけ　長々しい課程や感想でなくPREP法を活用しましょう

文字数制限があまり気にならないメールですが、ついつい冗長的になってしまいがちです。

あなたの思考の過程すべてを記す必要はありません。
依頼なのか、相談なのか。
感想なのか？希望として要求を提示しているのか。
最後まで読まないと分からない長文はイラっとさせられますし、最後まで読んでも分からないような文章、伝え方だと、ビジネスをする相手として信頼感を得ることが難しくなります。

メールは物語を記述するものではありません。ましてやあなたの日記でもありません。
お仕事でメールを送る場合に、回りくどさは不要です。

文章体系の基本を起承転結と習ったのなら、マナー講師としてお仕事の要件をお伝えするメールなら結承結で十分です。

たとえば、5W1H（日付、時間、場所、誰が、数量、価格、方法、形式など）は、文章でなく箇条書きにする。
文章、話し言葉で書くと、メリハリがなく、伝わりにくいものになります。
本当に基本的なことですが、文章が長くなってきたかな？と思ったら、箇条書きに直してみましょう。

返事してほしい項目などは、箇条書きにしておくことで、そのままコピー（引用）して回答しやすいなどのメリットもあります。

文章体系と箇条書きでの書き方については、以前紹介したPREP法の活用をおすすめします。

わかりにくいのは話し方のせい？「伝わる会話術」の3つのポイント

マナー講師としての一歩を踏み出すのなら、メールででもあなたらしさを発揮するのは大切なセルフブランディングの一つです。

例えば、メールの送信時間一つとっても、マナー講師としてのあなたをイメージづけるのに大きな役割を果たします。

24時間365日発信できる便利なツールだからこそ、メールを受け取られるお相手のお仕事スタイルにまで思いやりの視点をもって使いこなせることで、ライバルと差をつけられますね。

心地よい人間関係を築くヒントをお届けする「Manner Up Magazine（マナーアップマガジン）」
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