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みなさん、こんにちは。
マナーOJTインストラクターの赤名　麻由子です。

早いものでもう少しで3月。3月は卒業や卒園、クラスで過ごす最後の月ということもあり、「謝恩会」「お別れ会」「送別会」などの集まりや、お出かけ、ランチ会などの企画が多くなりませんか？
もちろん、お誘いいただいたすべてに参加できればいいのですが、日が良い日は予定が重なり、どうしてもお断りしなければならない場面も出てくるかもしれません。
せっかくご厚意でお誘いいただいたのにお断りしなければいけないとき、どのようにお断りすれば良いでしょうか。

本日はどうしてもお断りしなければならなくなったときに相手にお伝えする言葉を、3つのステップで考えてみましょう。

お礼とプラスの気持ちをまず伝えよう

お誘いくださった相手にまず伝える一言は、感謝の気持ちです。
相手が自分と一緒に時間を過ごしたいと思ってくれたことに対する感謝、声をかけてくれたことに感謝、その感謝の気持ちです。
また、参加できないお誘いであっても、その内容を自分が素晴らしいと思っているということを相手に伝えましょう。声をかける相手だって「こんなことを考えているけどどうだろう？」「〇〇さん（あなた）は喜んでくれるかな？」「参加してくれるかな？」という気持ちを持って誘っているはずです。
「その企画とても素敵、楽しそう、いいね」とプラスの気持ちを伝えることで、あなたが相手を承認したことが伝わります。

私も、子どもの卒園が近くなり、クラスでの謝恩会、仲良しのママと子どものお別れ会など、何件かお誘いをいただきました。
けれども、親しいお友だちのママからお誘いいただいたランチ会はどうしても都合がつかず、参加できないと伝えなければなりませんでした。そこでまず誘ってくれたお友だちに、「□□さん、誘ってくれてありがとう。みんなでランチ、とっても楽しそうな企画だね」と伝えました。
お断りしなくてはいけないとわかっていても、まずは御礼とプラスの気持ちを伝えましょう。

クッション言葉と肯定的否定で理由と結果を端的に伝えよう

クッション言葉とは、その名のとおりクッションのように衝撃を和らげる効果があります。「申し訳ありませんが」「恐れ入りますが」「あいにくですが」などの表現があります。相手にとって“断られる”というマイナスのことを伝える前に用いると、表現が柔らかくなります。
もう1つは「～かねます」という表現です。このような表現を肯定的否定といい、否定的なことを伝えるときに使います。直球で「できません」「わかりません」と伝えるのではなく「できかねます」「わかりかねます」と表現する方法です。

相手は、結果がどうなのかが気になっています。相手の希望する結果だったらすぐにお伝えするべきなのですが、そうでない内容を伝えるときには特に、クッション言葉を使って衝撃を和らげ、肯定的否定の表現で伝えると、相手が不快に感じる思いを少なくすることができるのです。

参加できない理由を伝えるときも、行けない理由を相手に伝えたい気持ちも分かりますが、相手にとってそれは聞きたいことなのか、と考えると「用事があって」「都合が悪くて」など端的に伝えることが良いですね。

1つめのポイントに加えて、クッション言葉と肯定的否定を使ってお断りを伝えるとこんな感じになります。
「お誘いありがとう。みんなでランチに行くのはとても素敵だね。ただ本当に残念なのだけれど、その日は用事があって参加することができかねるのよ」
このように伝えた方が、相手への思いやりの心が伝わると思いませんか？

代替案と最後にももう一度お礼を伝えよう

ここまでで「行けない」「参加できない」と言うことを相手に伝えることができましたが、ここで終わりでは相手とのコミュニケーションのキャッチボールは終わってしまいます。
さらに相手に、「～はどうですか？」とこちらからの代替案のボールを渡すことで、“お誘いにお答えできない申し訳ない気持ち”“本当は行きたかった(参加したかった)”と思っていたことが伝えられます。最後にもう一度、誘ってくれたことへの感謝の気持ちを伝えることが大切です。

もしこれが、今後お会いすることがない方でしたら、代替案を出すことは難しいかもしれません。
けれども、子どもを通じてお付き合いのあるお友だちやママたちのように、今後も末永くお付き合いがあるのであればぜひ「今回はだめだけど、また他の日にいかがですか？」「最後までいられないけど１時間くらいなら参加できるのだけど」など前向きな提案をすることで次に繋がるお付き合いができますね。

2つめのポイントのクッション言葉と肯定的否定でお伝えした返事に、さらに代替案とお礼を加えて相手にお断りの返事を伝えてみましょう。
「お誘いありがとう。みんなでランチに行くのはとても素敵だね。ただ本当に残念なのだけど、その日は用事があって参加することができかねるのよ。ごめんなさい。良かったらまた別の日にまたランチ会をしませんか？　もし良ければ今度は私からお誘いしてもいいかしら？今回はお誘い下さって本当にありがとう」

誘ってくださった相手に、あなたの気持ちを伝えることができますよね。ただ「ごめん、行けない」「あ～、その日用事あるんだ」と伝えるより、ずっと相手を思う気持ちが伝わりますよ。

お誘いいただけることはとても幸せなこと。ありがたいことですよね。
すべてに参加できれば思い出も増えて楽しいでしょう。ただ、永いお付き合いのなかでは、お断りしなければいけない場面も出てきます。
そんなときにこそ、相手を思う気持ちを大切にし、言葉に表して伝えてみましょう。選ぶ言葉一つで、相手を思う気持ちは伝わりますよ。

親しい間にこそ心を配り、末永いお付き合いをしていきたいものですね。

心地よい人間関係を築くヒントをお届けする「Manner Up Magazine（マナーアップマガジン）」
思いやりの心を行動で表すためのアイデアが詰まったウェブマガジンです。お役に立てれば幸いです。

このマナーについては、#ソーシャルマナー ＃マナーOJTインストラクター養成講座

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　赤名　麻由子
講師赤名 blog