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皆さんこんにちは。
シニアマナーOJTインストラクターの加藤りん子です。
仕事でミスが続くと職場での居心地も悪くなり気分も落ち込んでしまいますよね。

今回は大事な場面でミスをしないために、ミスを防ぐとっておきのポイントをお伝えします。

思い込みを疑う　分かったつもりは禁物！ポイントはズバリ『メモ！』

忙しい時に、ついうっかりミスをしてしまうことがあります。
何度も確認したはずなのにどうして？という経験はありませんか。

一体何が原因なのでしょうか。
残念なことに、『ついうっかり』ミスしてしまうのは人間だからと言っても過言ではないかもしれません。

数年前の夏、私は資格試験の面接に向かった際、会場のビルを間違えるというミスをしてしまいました！

そのときの私は、「○○銀行が入っているビルの５F」と記憶していましたが、当日行ったそのビルには、○○銀行の隣に同じ系列の別会社、○○信用金庫がありました。

○○の文字が目に入ると、何の疑いもなく○○信用金庫のビルへ入り５Fに。
上がってみると、無い！
フロア表示を確認しても面接を受けるはずの会社が無い！

慌てて電話を掛け、そとのとき初めて誤って隣のビルに入ったことを知りました。

ふと振り返ると今電話で話をしている相手の方が、向かいのビルから手を振っているではないですか。なんと恥ずかしい！

真夏の暑さと、恥ずかしさ、焦りからくる冷や汗をハンカチで拭いながら面接を受けました。

この時、私が間違えない為のチェックポイントはいくつもあったはずです。
それなのに土地勘がある場所だから大丈夫だろうとい思い込み行動してしまったことが、かえって失敗を招きました。

うっかりミスの原因は思い込みであることが大半です。

あの時、○○という会社名だけなく、銀行までしっかり事前にメモしていれば。
そのメモを確認しながら会場に向かえば、間違うことはなかったでしょう。

自分は分かっている思い込みやうっかりを防ぐ為に。メモは大きなポイントになります。

人間の脳は、一時的に記憶してその場の作業で必要なときに引き出して使うという、ワーキングメモリーがあります。

このワークメモリーは容量が小さく、いっぱいになると新しい情報で上書きされてしまいます。
一説によると、ワーキングメモリーで記憶できるのは７つ前後ともいわれています。

「これくらい覚えられる」と思っていても、次々と消えてしまい、必要なときにはしっかり思い出せない。
そんな経験をされた方も少なくないと思います。

そうしたうっかり対策には、メモをして持ち歩くことが最も効果的です。

チェック項目の洗い出しと習慣化でミスを撲滅！

ミスをした後に「以後気を付けます！」と反省したはずなのに、しばらくするとまた同じミスをしてしまう。
どうして何度も繰り返してしまうのでしょうか。

ミスが起きたときの状況や、行動を振り返ってみるとそこには必ずミスを防ぐためのヒントがあります。

繰り返さないためには、そのヒントを活かしミスが起きない『仕組み』を作ることです。

私の娘はめったに忘れ物をしません。
そんな娘がどのように対策しているのか。
ある出張の前に覗いてみました。

娘は、あらかじめ作成したチェックシートを使い出張準備をしていました。

出張準備用のチェックシートの他にも、会議用、プレゼン用、旅行用など、目的ごとにチェックシートを使い分けていました。

チェックシートで事前確認を習慣化することがミスを繰り返さないポイントのようです。

特に出張のように持ち物がほぼ同じ内容の場合、チェックシートを作成しておくと準備にかかる時間を大幅に短縮できます。

さらに、娘には凄いところがありあす。
出掛ける日は、行動予定と宿泊するホテルの連絡先などを記載したものをドアに貼ってから出かけるのです。

これで本人のみならず、家で帰りをまつ家族も安心できるというものです。
チェックリストは一度作成しておけば繰り返し使えるのでとても便利です。

ミスを防ぐために、こうしたチェックシートの作成と、有効活用を習慣化することをお勧めします。

チームで仕事をするときにやっておきたいミス防止の対策

チームで仕事をする時は、自分がミスをしなくても他のメンバーがうっかりミスしてしまうことがあります。

そんな時は、誤りを指摘しても思い込みで仕事をしている為、本人は気付かないことがあるのです。

以前、1か月分の後納郵便の金額を入力したエクセルとレシートの金額合わないということがありました。

確認すると、金額が1行だけ抜けていました。
明らかに入力漏れです。

指摘すると「指示通りにやっているのに、どこが間違っているのかわからない」と返ってくる始末。

第三者が見れば明らかに間違っていても、間違うはずがないという思い込みが目の前の数字を見えなくしているのです。
そのような時は、数値を指さししながら一緒に確認すると「あっ」と気付いてもらえたりします。

チームワークで、思い込みによるミスを繰り返さないためにはどうしたらよいでしょうか。

起こりがちなミスを前向きにとらえ、再び繰り返さないためのＰＤＣＡを全員で共有し習慣化することです。

ミスは起きた時点で立ち止まって原因を追究しなければ、再び同じ失敗を繰り返してしまいます。
「伝えたつもり」「渡したつもり」「送ったつもり」など、思い込みによるミスをなくす為にメール送信や書類の発送時には2人以上でＷチェックをしたり、報告や連絡をどのようにして行うのかルール化し共有します。

また、指示を受ける時は、６Ｗ３Ｈで確認するようにしましょう。

When（いつまでに）、Where（どこに）、Who（だれが）、Whom（だれに）、What（なにを）そしてWhy（なぜ）。
３Ｈは、How（どのように）、How much(いくらで)、そしてHow many（いくつ）を確認しメモ。
メモしたら必ず復唱すること。
分からないことがあればその場ですぐ聞くようにしましょう。

メモと復唱を職場のルールとすることで、ミスは防ぐことが出来ます。
６Ｗ３Ｈのメモをルール化しておけば、思い込みやうっかりをなくし、ダブルチェックの際も、見過ごしてしまうことが減り、ミスを繰り返さないコツになります。
（やり直し・間違いゼロ　絶対にミスをしない人の仕事のワザ　鈴木真理子　2014年　明日香出版社）

この世に、絶対ミスをしないという人はいません。
だからこそミスをするかもしれないという緊張感をもって仕事に向きあうことが大切です。

一人一人がミスをしないための習慣と、チーム全体のコミュニケーションで。
事前準備をしっかりやって、自信をもって仕事に臨み、みんなで良い成果を導けるように。
忙しいときこそ起こりがちなうっかりミスをなくして、気持ちよい職場環境、人間関係を築きませんか？

心地よい人間関係を築くヒントをお届けする「Manner Up Magazine（マナーアップマガジン）」
思いやりの心を行動であらわすためのアイデアが詰まったウェブマガジンです。お役に立てれば幸いです。

このマナーについては、#ソーシャルマナー　#マナーOJTインストラクター

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　加藤りん子
講師　加藤りん子 blog