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みなさん、こんにちは。
シニアマナーOJTインストラクターの大縣　真弓です。

「報連相」という言葉は、一度は聞いたことがあるでしょう。
私自身、振り返ると、上司や先輩から「ちゃんと報連相してね」と言われたことも多々ありました。また、指導する立場になると、後輩の報連相がないと不安になることも……。
上手に「報連相」を活用する方法の第2弾として、今回は、「連絡」についてお伝えいたします。
第1弾の「報告」編はこちら https://jamoi.jp/webmagazine/2019/05/4093/

「連絡」は、「関係者に伝えておきたいことを、伝えること」です。
「報告」の相手は、上司や上下関係のある特定の人ですが、「連絡」は、上司、同僚、他部署の人、取引先など多くの人が関わります。
連絡を正しく伝えることで、上司や職場全体や取引先にも信頼されますよ。

報連相の「連絡」について、3つのコツをお伝えします。

モレなく適切な方法で伝えましょう！

連絡は、関係者に対して、モレなく伝えることが大切です。
連絡の代表的な方法には、口頭、電話、メール、文書などがあります。最近は、LINEなどSNSを利用する企業も増えてきています。
手段はいろいろありますが、だからこそ「スピード」「情報量」「誠意」「認識」の面から、最適な連絡方法を選ぶことが重要です。

早く伝達したいときは、「電話」や「メール」「SNS」を利用することが一番です。
また、取引先や上司に誠意を見せるなら、「訪問」して直接伝えることがベストですが、出向く時間や相手のアポイントを取らないといけないので、内容の緊急度と重要度によって、手段を決めると良いでしょう。
長期的に記録に残すものは、「連絡文書」として書面に残すのが有効的ですね。

下記の表にまとめましたので、参考にしてください。

私は、急ぎの連絡で電話ができない場合は、まずは簡潔にメールで送り、その後電話を入れます。メールには「取り急ぎご連絡いたします。詳細は、後ほど（追って）ご連絡いたします」と添えて送っています。
そうすることで、私自身も落ち着いてから連絡をすることができます。

相手が知りたい情報を入れましょう！

連絡内容をわかりやすく伝えるには、ポイントとして、①結論から伝える、②内容は5W3Hで伝える、ということは、「報告編」でもお伝えしました。

「連絡」は、さらに「理由・影響」や「依頼」をプラスαすることで、相手が知りたい情報を伝える文章になります。

先月大阪ではG20の開催に伴う交通規制がありました。このような連絡文が多くあったと思います。
「配送物についての連絡について」の参考事例をお伝えします。

このように、結論や事実はもちろんのこと、それによってどのような影響があるのか、どのようにして欲しいのか、相手の立場に立った内容を入れることで、ワンランクアップの連絡ができますよ。

以前、私が働いていた受付の仕事では、毎回、派遣のスタッフが入れ替えになるため、仕事の引き継ぎ連絡は、連絡ノートで行っていました。
「○○しなくてもいいと思います」と書かれていると、「しない」のか、「本当はしたほうが良い」のか、内容の本質を理解できず、悩んだことがありました。
曖昧な言葉を使わないことと、理由の説明があれば、理解度が深まります。

「○○はしなくなりました。△部署が統合するので、不要になりました」と書いてあれば間違いないですよね。

連絡後のフォローをしましょう！

意外な落とし穴になりがちなのが、連絡を送ったが伝わっていない、ということです。
連絡をした後、相手に伝わっているかどうかの確認はしていますか？　連絡したまま放置していると、伝わっていない可能性がありますよ。

特にメールでの連絡は、日々届くたくさんのメールに埋もれてしまうことがあります。
一般社団法人日本ビジネスメール協会が行った「ビジネスメール実態調査2018」では、ビジネスメールの1日の受信数は平均34通です。
重要度の高いものがあれば、メールを開封しただけになってしまっているかもしれませんし、また、読んだとしても、内容が正しく伝わっていないこともあります。

特に重要な連絡事項は、繰り返しの連絡をしたり、確認の返信をお願いする文言を入れる、声かけをするなど、フォローをしましょう。

私にも失敗体験があるのですが、返信の締め切りが先のメール連絡は、「また後で返信しよう」と思うと日々来るメールに埋もれて忘れてしまいがちです。
リマインドのメールや、周りの人から「あれ返信した？」と声かけをもらうことで、何度かミスを防ぐことができました。
お互いに声をかけ合うことで、コミュニケーションも広がりミスも防げますね。

一方的になりがちな連絡ですが、対象者のモレがないか、また伝えていても理解度が一致しているかなど、確認を忘れずに行いましょう。
連絡したのに「知らなかった」という声が出ないように、リマインドやフォローを忘れず、風通しの良い職場環境に役立ててくださいね。

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このマナーについては、#マナーOJTインストラクター

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　大縣　真弓
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