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みなさん、こんにちは。
シニアマナーOJTインストラクターの広瀬綾華です。

仕事をすすめるにあたって打ち合わせはとても大切。社内ですることが多いものの、最近ではカフェや喫茶店を利用することも増えているようです。先方から、打ち合わせ場所にカフェや喫茶店を指定されたら、何に気をつけたらいいのでしょうか。

カフェ、喫茶店は、一般的にリラックスする空間であるため、読書に向いている静かなスペースであったり、BGMが大きな音で流れているスペースであったり、環境はさまざまです。打ち合わせには、落ち着いて集中できる、静かすぎない空間がよいでしょう。
公共の場でもあるので、いつも以上に気遣いが必要になってきますね。こんなときこそ、相手の都合に合わせて、柔軟に対応できる気遣い美人になりたいもの。そして、さりげなく自身の段取りのよさもアピールしませんか？

本日は、スマートで、気持ちよく打ち合わせをスタートさせるための、おもてなしのポイントを3つお伝えします。

打ち合わせ場所に早めに到着をし、席を確保する

1つめのポイントは、待ち合わせ20分前には到着して、席を確保することです。
カフェや喫茶店での打ち合わせは、会社での打ち合わせと違って、受付対応がなく、場所も確保されていません。自ら段取りをし、相手に気を遣わすことなく、スムーズにスタートできるよう配慮しましょう。

席は、壁際、窓際で、入口から見つけやすい席がおすすめです。
反対に、人の出入りが激しい出入口付近、匂いの気になる喫煙席もしくは喫煙席近く、また、話す声の大きさに気を遣わなければいけないような席は、避けたほうがいいでしょう。

お約束したギリギリの時間に行ってしまうと、タイミングよく席を確保できるとは限りません。
私自身、そのような経験があり、お約束の時間にスタートできず、相手の時間を奪ってしまったという申し訳ない気持ちになった苦い経験があります。バタバタとしてしまい、決して段取りがいいとは思われなかったでしょう……。それ以来、余裕を見て20分前に到着するようにしています。

待ち時間は、リラックスモードではなく、お迎えする心で

ちょうどよい席が確保できたら、上座を空けて下座に座り、入口へ気を配りながら相手をお迎えする気持ちで待ちましょう。席が確保できたらほっとしたいところですが、リラックスモードはNGです。
姿勢を正し、いついらしてもいい状態で待つことがポイントです。
つい携帯電話やスケジュール帳を見るのに夢中になって、相手が到着したことに気づかなかった……、なんて粗相は、避けたいものですね。

オーダーのタイミングや選ぶメニューにも気遣いを。基本は、相手が来てからオーダーしましょう。
お店の方には事情を伝え、揃ってからオーダーを取っていただくように伝えると、お店の方に対しても親切です。
ビジネスシーンでオーダーする飲み物は、相手と同じものを選ぶことをおすすめします。
コーヒー、紅茶が無難だと言われていますが、カフェインが苦手な方は、シンプルなオレンジジュースはいかがでしょうか。炭酸系は控えるほうがよいでしょう。
ある暑い日、上司と一緒にクライアント様とカフェで打ち合わせをすることになり、私は、「今日は、暑いですね、喉をすっきりさせたいのでジンジャーエールにします」とオーダー。どうでしょう？　心からお迎えしていると言えるでしょうか。若かったから許された?!と思いたい、不美人エピソードです。

打ち合わせの相手が席につき、落ち着かれた頃合いでドリンクメニューを差し出し、「何になさいますか」と聞いたうえで、自分も「同じもので」とオーダーするとスマートです。

相手より先にアイコンタクト＆笑顔でお迎え。そして挨拶を

3つめのポイントは、相手が入店したらすぐに、「お待ちしていました」というお迎えする気持ちや、「お時間をいただけることの感謝」を伝えることです。そのためには、相手より先に気づくことが大切です。

すぐに席を立って、相手のほうに身体の正面を向け、アイコンタクトをするようにしましょう。
このとき、上の歯を見せて笑顔をつくると、遠目からでも相手に表情が伝わりやすくなり、良い印象を与えることができます。
また、目が合ってから軽く会釈すると、さらに印象アップです。笑顔で会釈するあなたを見つけて、きっと安心してくださるでしょう。

席まで来られたら、先に「お世話になっております、本日はお時間をいただきありがとうございます」など、きちんと挨拶をし、上座に座るように促しましょう。

私は、目が合った瞬間、笑顔で迎えてくれる相手に対して、「私と会うことを楽しみにしてくださっていたのかな」と感じ、あたたかい気持ちになります。

　
スマートな振る舞いができるあなたを見て、打ち合わせの相手もきっと「素敵な〇〇さん」と感じることでしょう。
笑顔で気持ちよく打ち合わせをスタートできれば、そのあとのコミュニケーションもスムーズに運びます。
喫茶店やカフェでの打ち合わせのマナー、ぜひ参考になさってください。

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このマナーについては、#ソーシャルマナー　#マナーOJTインストラクター

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　広瀬綾華
講師広瀬blog