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今さら聞けない!チャットアプリツールのスマートな使い方

2021/04/16


みなさんこんにちは。
日本マナーOJTインストラクター協会の中の人です。
仕事に遊びにとても便利なスマートフォン。
マナー講師のお仕事にも欠かせないツールとなっていますね。
リモートワークが進み、コミュニケーションにも即応性が求められるようになりました。
チャットアプリツールを使いこなせば、デスクの隣にいる同僚に声をかけるような気軽さでもってコミュニケーションが取れます。
一方で、時間を考えない着信にストレスを感じることもあるかもしれません。
このコラムでは、新人マナー講師として、卒なく、エレガントにチャットアプリツールを使いこなし、一緒にお仕事をする外部講師としての信頼を勝ち取りたいあなたに、今さら聞けない基本の『キ』について紹介します。
あなたの使い方を見直してみてくださいね。

選定は先方任せ 提案可能なら一番得意なアプリをひとつ作っておきましょう。

メッセージ・チャットアプリツールを使う際、どれがいいのか悩みますね。
チャットアプリと一口で言っても様々あります。
私個人でも、仕事で使っているアプリには、『チャットワーク』『メッセンジャー』『LINE』とあり、これ以外にもMicrosoftのTeamsや、Skype、携帯大手キャリアの+メッセージなど、アカウントの作成が必要なものもあれば、携帯電話番号だけで使えるものなど色々あります。

あなたが初心者の場合は、身近な方が使っているのと同じものから使ってみましょう。
理由は、身近な方に実験台になってもらえるからです。
そうしてまずは、メッセージ・チャットアプリツールというものが、どういうものかを体験的に学びましょう。一つ慣れたものがあれば、二つ目、三つ目はスムーズに修得することができるでしょう。

日本で使用されているスマホのシェアを見てみると実に6割近くがiPhoneを占めている※ので、ここでは、iPhoneでの使用感に基づいて話を進めます。
※2021年2月16日現在(スマートフォン・シェアランキングTOP10|ウェブレッジ)
AppSotreアイコンの画像
アプリをダウンロードするアップストア(App Store)を開き、検索(虫眼鏡のアイコンですね)で『メッセージ』と入れるとよく使われているものが一覧で表示されます。
その中から、遊び使いのものを除外して、ビジネスでも使えそうなものから選びましょう。

大まかな見分けるポイントは、遊びのものには『出会い』や『ひま』『秘密』などの文字が多く、可愛らしいイラストやアニメのキャラクターのようなものが多用されがちです。

一方、一覧でパッと見ても『メッセージ』『テキスト』『音声通話』など、機能面について書かれているものが、ビジネスで使われることが多いでしょう。

こうしたツールを使い慣れていれば、先方とのコミュニケーションツール選定の際も「よろしければ○○でしませんか?」とあなたから提案できます。
その際に、出会い系用のアプリを提案してしまわないように、気を付けましょう。

また、先方が「諸般の事情で、どうしてもうちはこのアプリしか使えないんです!」とおっしゃられる場合もあります。

そうした際も、スムーズに対応できるように、日頃からどれか一つのアプリをじっくり使い込んでおくことで卒なく対応できるように心がけましょう。

一案件一グループ アイコンの使い分けなどで混合しないように注意

ある程度アプリに慣れたら次は、既読スルーで機会損失を防ぐことを心がけましょう。
チャットツールアプリでは、案件毎にグループを作るようにすることをお勧めします。

メンバーが一緒だからとグループチャットを使いまわしたり、再利用をしていると、後からの見直しが煩雑になります。

マナー講師であれば、登壇する案件毎や、作業単位で専用のグループチャットを作り、関係の無い話題はしないようしましょう。

グループチャット立ち上げの際に、箇条書きでそこでのルールを宣言するのが良いでしょう。
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例えば、呼びかけに対する賛同はいいねマークや、決まったスタンプを返すだけなど。
賛同の意を表すだけのメッセージに時候の挨拶文や、返事が遅れたことへの長い説明などは省略可能など。

ブレインストーミングを兼ねているグループチャットなら、否定するだけの発言は禁止で、最低ひとり一つのアイデアは出すことなど。

目的に応じた運営が行えるように宣言しておき、使っている中で「目的からズレたな」と思ったときには、勇気と責任をもって仕切り直すのも、マナー講師として身につけておきたいマネジメント力の一つですね。

返信は明示的に 主語をきっちり書くことで主体が誰かを明らかに

チャット形式だと、ご自身の見たタイミングで、ご自身に関する件について「すぐ返信したから、分かるだろう」という思い込みは禁物です。

チャットであっても、会話と違い、主語や目的語が抜けていると、案外伝わりにくいものです。
読む側に、いちいち想像させたり、一度の読み下しで伝わらず何度も読ませたりするような意味不明の文章を書かないよう心がけましょう。

メールの回でも書きましたが、チャットでも5W1Hを意識しましょう。

チャットだと、吹き出しという枠の中で文字が表示されます。
修飾の多い長い文章だと場合によっては読みづらくなります。
出来るだけ短い文章で表現するように、
誰に何をして欲しい。
いつまで。
以上お願いします。
といった具合に、簡潔に書きましょう。

それではちょっと素っ気ないような気がするなぁと心配になる場合は、書き出しか文末にクッション言葉や、感じの良い言葉遣いなどを心がけると良いでしょう。

例えば、○○できませんと伝えるのではなく、○○はいたしかねます、△△はいかがでしょうか?や、文末に、『以上』と書いた後に『箇条書き羅列となりましたが、ご理解の程よろしくお願いいたします』を付け加えるなど。

文章中にあなたの思いを散らすのではなく、出だしか文末に揃えることで、相手の情報キャッチの邪魔にならない工夫を心がけましょう。
画面みながらやり取りする講師
フリーで活躍するマナー講師には、時代の変化に応じた柔軟性が求められます。
そうは言ってもマナー講師の根幹となる部分は、いつの時代になっても『思いやりの心を行動であらわす』ことに変わりはありません。
その思いやりを、思いついたとき徒然なるままに行動であらわすのでなく、行動の前後にまとめてあらわしておいて、本題の部分では、相手がキャッチしやすいように情報を整理してまとめて伝える。そうした意識をもって新しいツールに挑戦してみてくださいね。

ぜひ、今のあなたに固執しないで、新しいことにチャンレジする気概をもち続けてください。

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