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みなさん、こんにちは。
シニアマナーOJTインストラクターの大縣　真弓です。

上司の信頼を得られる「報連相」の第1弾は、可愛がられる部下になるための「報告」の3つのポイントを、第2弾では、信頼度をアップさせる「連絡」の3つのポイントについてお伝えしました。

第1弾の「報告」編はこちら
第2弾の「連絡」編はこちら

上手に「報連相」を活用する方法の第3弾は、「相談」です。

「相談」は、「判断に迷うときや考えを聞いてもらいたいときなどに、上司や先輩、同僚に参考意見を聞き、アドバイスをもらうこと」です。
キャリアを重ねると、できることが増えるため、相談が疎かになりがちです。
けれども詳細に相談することで、考える力がついたり、新たな考えを知ることができたり、自己成長を助けてくれます。また、上司から見ても、部下の理解度を知るきっかけになり、あなたの成長を頼もしく感じてもらえます。

今回は、相談のタイミング、相談内容の伝え方、事後報告の3つのポイントをお伝えします。

重要度と緊急度でタイミングを決めよう

相談をするときには、相手の都合を考えることも大切ですね。
相手が忙しくしていると、つい躊躇してしまい、相談しそびれてしまうこともあります。その相談は、至急でないといけないものか、急ぎではないけれど重要なことかなど、緊急度と重要度から考えて、相談のタイミングを判断すると良いですよ。

緊急度と重要度をマトリックスにして考えると、次の4つに分類できます。
①「重要かつ緊急」……　クレーム処理などトラブル対応の相談。
②「重要ではないが緊急」……　スケジュール管理や調整といった、自分だけでなく他との関わりがあるものの相談。
③「重要だが緊急ではない」……　今後の将来に向けた計画の相談。
④「重要でも緊急でもない」……　近くに新しいレストランができたので、行きませんか？といったお誘いの相談。
緊急度と重要度の高い①は、相手がどんなに忙しくても至急相談をしないといけません。また、②は、第三者（取引先やお客様、他部署の方々）などが関わるので、ちょっと手が空いたときを見計らって、なるべく早く相談するのが良いでしょう。
③は、「お時間のあるときで構いませんので、○○の件についてご相談させてください」と、相手のスケジュールを伺い、落ち着いたときに相談するのが良いですね。④はランチタイムや休憩時を利用して相談すると良好なコミュニケーションに繋がります。

これは私の体験談ですが、急ぎでない今後の予定の相談をすぐにしたほうが良いと思い込んでいたことがあります。上司の都合を考えないまま相談しに行くと、「今忙しい！」と、ピシャリと言われてしまいました。
相手の状況を判断し、相談内容の緊急度とタイミングが大切だなと感じた瞬間でした。

自分の意見をセットで伝えよう

相談するときは、自分の意見を用意しておくことでも大切です。
上司からの信頼度がアップする伝え方のステップは、次の5つです。

1.目的を伝える　……　どのような相談か。
2.状況・事実を伝える　……「いま、何が起こっているのか」、緊急性の高い情報から伝える。
3.背景を伝える　……　なぜそれが起こった背景を伝える。
4.自分の意見を伝える　……　「このことについて、私は○○と思う（考える）」と自分の意見を述べる。
5.相手の意見を伺う　……　「どう思いますか？」と、相手の意見を伺う。

このような順序で話すと、事実と自分の意見が伝わりやすいでしょう。

「相談」で大切なのは、自分の意見や考えをセットにすることです。
新入社員は知識が少ないので、答えを委ねても許されますが、キャリアを積むにしたがって、自分の意見を入れるようにします。そうすることで、あなたの成長度や理解度、思考を相手は知ることができるからです。

自分の意見を述べることは、自己成長にも繋がります。
意見が違った場合は、相手の意見に素直に耳を傾け、相手の意見に納得すれば従い、また、あなたの考えで行きたいと主張するのも一つの方法ですね。

研修に行くと、先輩や上司の立場の方から「部下の相談を受けると、すべて答えを丸投げしてきます。どうしたらいいですか？」と、相談されます。
その場合は、「『あなたはどう思う？』と聞いて下さい」と伝えています。問いかけることで相手に考えさせ、自分の意見の重要性に気づくきっかけ作りにしています。

解決できたら事後報告をしよう

無事に問題が解決したら、ついホッとして何事もなく終わっていませんか？　相談にのってくださった方には「事後報告」をしましょう。

相談にのってくださった方は、「あれはどうなったのかな？　上手くいったのかな？」と、内心で心配しています。ましてや、その後に顔を合わせても報告がないといったことにでもなれば、気分を害してしまうかもしれません。
次に相談に行っても親身に相談に乗ってくれなくなるかもしれないし、関係性が悪くなるかもしれません。忘れずに事後報告はしましょう。
「あの件は、～になりました。この度は大変お世話になり、ありがとうございました」「いろいろご心配をおかけしました。残念ながらこういう事情で、○○の結果に終わりました」などと事後報告を入れておくことで、さらに良い人間関係を築くことができますよ。

友人Aさんから彼氏との別れ話の相談をされたときのことです。
その後、音沙汰もなく、「どうしたのかな？」と心配していたら、違う友人から「Aさんに新しい彼氏ができたんだって」と、教えてもらいビックリ！
親身に相談にのっていただけに、ショック！　ちゃんと報告してくれたら、新しい恋も素直に応援できたのにと思います。
その後、かなり遅れてAさんから報告がありました。すぐに新しい恋の応援をしましたよ！

「報告」「連絡」「相談」のポイントを3回に分けてお伝えしました。
あなたの「報連相」は、いかがだったでしょうか？　ちゃんとできていましたか？
ちょっとしたポイントを押さえるだけで、上司や周りの人から信頼され、良好な人間関係を築くことができます。風通しの良い職場環境にするためにも、「報連相」のコツを参考にしてくださいね。

心地よい人間関係を築くヒントをお届けする「Manner Up Magazine（マナーアップマガジン）」
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このマナーについては、#マナーOJTインストラクター

日本マナーOJTインストラクター協会
シニアマナーOJTインストラクター　大縣　真弓
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